Vagtplan

Bemanding af vagterne i fødevarefællesskabet er altafgørende for, om fødevarefællesskabet kan modtage og udlevere de økologiske produkter fra producenten. Kort sagt, så kan et fødevarefællesskab ikke fungere, hvis medlemmerne ikke lægger de nødvendige arbejdstimer i det. 

Det kan godt være svært at få bemandet alle vagter i fødevarefællesskabet hver uge, og det kan også godt være en udfordring at få alle medlemmer til at tage deres vagt. Nogle gange er det også de samme, der melder sig på og møder op.

Én måde at skabe en mere stabil dækning af vagtplanen er at sørge for at melde ansvaret omkring vagterne og arbejdet klart ud, når medlemmerne melder sig ind i fødevarefællesskabet. Skab gennemsigtighed og klarhed over, at det er et ansvar, I har sammen. Nogle medlemmer tror måske, at det er helt i orden ikke at tage vagter, hvis de ikke bestiller poser i en periode. Sørg for at opstille nogle klare retningslinjer og få informeret medlemmerne om dem.

Der findes forskellige andre måder at strukturere vagtplanen på, som gør, at vagtplanen ikke bliver nær så svær at få dækket ind.

CASE: Automatisk tildeling af vagter

Viborg Fødevarefællesskab tildeler automatisk deres medlemmer vagter via medlemmernes email adresse og en online kalender.


CASE: Det er op til medlemmerne selv at melde sig på vagter

I Assens-Tommerup Økologiske Fødevarefællesskab tæller man ikke timer, og det er op til medlemmerne selv, hvornår og hvordan de vil ligge deres tid i fødevarefællesskabet.


CASE: Teams

I Københavns Fødevarefællesskab har de indført teamstruktur for at strukturere vagterne og ansvaret i de enkelte lokalafdelinger. Når man bliver medlem af en lokalafdeling, bliver man samtidig medlem af et team og ansvarlig for en bestemt vagt med specifikke ansvarsområder. Fordelen ved at arbejde i teams er, at man på forhånd ved, hvornår man skal på vagt næste gang, man lærer de andre medlemmer i teamet godt at kende, og man får hurtigt en forståelse af sine arbejdsopgaver og ansvaret i teamet i forhold til, hvis man skulle på en ny vagt hver gang. Det er teamlinkets ansvar at få besat vagtskemaet og koordineret teamet.

Man kan frit bytte vagter med medlemmerne på ens team, og bliver man syg eller forhindret, skal man kontakte sit teamlink. Står man på en teamoversigt betyder det, at man også er aktiv i fødevarefællesskabet, og man kan derfor også hente poser.


CASE: Laug

I KBHFF Vesterbro har man valgt at bruge en laug struktur i stedet for en teamstruktur. Et laug er en gruppe medlemmer, organiseret omkring en bestemt vagt, som står for at besætte vagtplanen og oplære nye medlemmer. Laugene koordinerer selv internt, hvordan de vil strukturere deres arbejde. Alle medlemmer skal være en del af mindst et laug, men man må gerne være medlem af flere laug.

Eksempel på laugstruktur på KBHFF Vesterbro.


Fordelene ved teamstruktur:

  • Der er erfarne medlemmer og opbyggede rutiner til stede i fødevarefællesskabet, når det holder åbent. Det sikrer, at det bliver en god oplevelse for medlemmerne at tage en vagt.
  • De enkelte teams strukturerer selv deres arbejdsopgaver, hvilket giver mindre forvirring om, hvad der skal ordnes.
  • Man lærer de andre team-medlemmer at kende, hvilket skaber sammenhold på teamet.
  • Alle aktive medlemmer ved og kan huske, hvornår de skal tage deres vagter.
  • Det er nemmere at planlægge sine vagter frem i tiden, da de enkelte teams er på turnusordning.
  • Det bliver lettede at bytte vagter indbyrdes.
  • Nye medlemmer bliver en del af teamet allerede ved indskrivning, og de lærer hurtigt de andre medlemmer at kende
  • Ansvaret for at besætte vagterne ligge hos teamet i stedet for en arbejdsgruppe eller bestyrelsen.
  • Det bliver nemmere at tage og finde opgaver, der ikke ligger, når fødevarefællesskabet har åbent.

Fordelene ved laug-strukturen:

  • Vagtplanen er bedre dækket ind.
  • Ansvaret for at besætte vagtplanen er decentraliseret.
  • Bedre oplæring af nye medlemmer.
  • Bedre muligheder for tilhørsforhold.
 

For nogle medlemmer er det ikke muligt at tage vagter eller være en del af arbejdet i en arbejdsgruppe, men de vil stadig gerne være en del af fødevarefællesskabet og købe poser. Nogle fødevarefællesskaber løser dette ved, at medlemmer også kan ligge deres arbejdstimer i fødevarefællesskabet ved mere ad hoc prægede opgaver. Det kan være at bage kage og brygge kaffe til medlemsmøder og generalforsamlinger.

En af grundene til, at det kan være svært for nye medlemmer at gennemskue, hvad man skal lave, når man har vagt, er, at vagtplanen kan være lang, uoverskuelig og indeholde mange interne detaljer, som man som ny ikke kender noget til. Sørg for at holde vagtbeskrivelserne enkle, nyttige og letforståelige. Sørg også for at vende tilbage til vagtbeskrivelserne for at rette dem til, så de ikke bliver forældede.

Håndtering af arbejdsgange, vagter og bestillinger kan være en omstændig proces. For at gøre det nemmere har fødevarefællesskaberne skabt Eggplant. Eggplant er et online open source medlemssystem, som skal gøre det nemmere at håndtere bestillinger, betaling og koordinere opgaver og vagter. 

CASE: En opgave til alle

I Kolding Økologiske Fødevarefællesskab er der både arbejdsgrupper, ugentlige vagter og ad hoc opgaver. Ad hoc opgaver kan være løbende opgaver som skal løses eller undersøgende opgaver, som kan være med til at udvikle forening.